تُعد
إدارة المخزون والمحاسبة عن المخازن
من الأركان الأساسية لنجاح أي منشأة تجارية أو صناعية. فالمخزون يمثل استثمارًا
كبيرًا، وإدارته بكفاءة تضمن استمرارية العمل، تقليل التكاليف، وتحقيق الأرباح.
1. المخزن (Warehouse / Store)
المخزن هو المكان المخصص لتخزين وحفظ المواد الخام،
المواد تحت التشغيل، المنتجات التامة الصنع، والمستلزمات الأخرى التي تحتاجها
الشركة لعملياتها. يمكن أن يكون المخزن ماديًا (مبنى) أو افتراضيًا في السجلات.
أهمية المخزن:
·
ضمان
استمرارية العمليات: توفير
المواد اللازمة للإنتاج أو السلع الجاهزة للبيع في الوقت المناسب.
·
تلبية
طلبات العملاء: التأكد من توفر
المنتجات لتسليمها للعملاء فورًا.
·
الاستفادة
من وفورات الحجم: شراء كميات
كبيرة بسعر أقل (خصومات الكمية).
·
التحوط
ضد تقلبات الأسعار: تخزين
المواد عند انخفاض الأسعار.
·
التعامل
مع عدم اليقين: مواجهة
التقلبات في الطلب أو سلاسل التوريد.
·
حماية
الأصول: توفير بيئة آمنة
للمخزون ضد التلف، السرقة، أو الفقد.
2. أقسام المخازن (Warehouse Sections / Departments)
يمكن تقسيم المخزن
بطرق مختلفة لزيادة الكفاءة والتحكم، ويعتمد التقسيم على نوع وحجم وطبيعة المخزون
والعمليات. من التقسيمات الشائعة:
1.
حسب
نوع المخزون:
o
مخزن
المواد الخام: للمواد الأساسية
التي تدخل في عملية الإنتاج.
o
مخزن
المواد تحت التشغيل (Work-in-Process): للمنتجات التي بدأت عملية تصنيعها ولكن لم تكتمل بعد.
o
مخزن
المنتجات التامة الصنع (Finished
Goods): للمنتجات الجاهزة للبيع والتسليم للعملاء.
o
مخزن
قطع الغيار والمهمات: للقطع
اللازمة لصيانة الآلات والمعدات، ومستلزمات التشغيل.
o
مخزن
المستلزمات المكتبية: للأدوات
المكتبية والمواد الاستهلاكية غير المرتبطة بالإنتاج المباشر.
o
مخزن
المواد المرتجعة: للمنتجات
التي أعادها العملاء أو المواد الخام المرتجعة من الإنتاج.
o
مخزن
الخردة/المستهلكات: للمواد
التي فقدت قيمتها أو لم تعد صالحة للاستخدام.
2.
حسب
طريقة التخزين:
o
مناطق
التخزين على الرفوف: للمواد
التي تُخزن على رفوف منظمة.
o
مناطق
التخزين الأرضي (Block Stacking): للمواد الثقيلة أو الكبيرة التي تُخزن على الأرض.
o
مناطق
التخزين المبردة/المجمدة:
للمواد التي تتطلب درجات حرارة خاصة (مثل الأغذية، الأدوية).
o
مناطق
التخزين الآمنة: للمواد عالية
القيمة أو الخطرة.
3.
حسب
الوظيفة:
o
منطقة
الاستلام (Receiving Area): حيث تُفحص المواد الواردة وتُسجل.
o
منطقة
التخزين (Storage Area): المكان الفعلي لتخزين المواد.
o
منطقة
الانتقاء (Picking Area): حيث تُجمع المواد لتلبية الطلبات.
o
منطقة
التعبئة والشحن (Packing & Shipping
Area): حيث تُعبأ المنتجات وتُجهز للشحن.
3. القيود المحاسبية للمخزون
تُسجل حركة المخزون
في الدفاتر المحاسبية لتعكس قيمته وتدفقاته. هناك نظامان رئيسيان لتقييم المخزون
وتسجيله:
أ. نظام الجرد الدوري
(Periodic Inventory System):
في هذا النظام، لا
يتم تحديث حساب المخزون وتكلفة البضاعة المباعة باستمرار. يتم حساب المخزون المتاح
وتكلفة البضاعة المباعة فقط في نهاية الفترة المحاسبية عن طريق الجرد المادي.
·
عند
الشراء:
o
من حـ/ المشتريات (أو مشتريات المواد الخام/البضاعة)
o
إلى حـ/ الصندوق / البنك / الموردين
o
شرح
القيد: إثبات شراء بضاعة/مواد خام.
·
عند
البيع: (لا يوجد قيد لتكلفة
البضاعة المباعة مباشرة)
o
من حـ/ الصندوق / البنك / المدينين
o
إلى حـ/ المبيعات
o
شرح
القيد: إثبات بيع بضاعة.
·
في
نهاية الفترة (الجرد الفعلي وتسوية المخزون):
o
تحديد قيمة مخزون آخر المدة بالجرد الفعلي.
o
حساب
تكلفة البضاعة المباعة: مخزون
أول المدة + صافي المشتريات - مخزون آخر المدة.
o
قيود
الإقفال والتسوية:
§
من حـ/ مخزون آخر المدة (الأصول)
§
من حـ/ تكلفة البضاعة المباعة
§
إلى حـ/ مخزون أول المدة (بإقفاله)
§
إلى حـ/ المشتريات (بإقفالها)
§
شرح
القيد: تسوية حسابات المخزون والمشتريات وتحديد تكلفة البضاعة المباعة.
ب. نظام الجرد
المستمر (Perpetual Inventory System):
في هذا النظام، يتم
تحديث حساب المخزون وتكلفة البضاعة المباعة بشكل مستمر فور حدوث كل عملية شراء أو
بيع.
·
عند
الشراء:
o
من حـ/ المخزون (أصول)
o
إلى حـ/ الصندوق / البنك / الموردين
o
شرح
القيد: إثبات شراء بضاعة/مواد خام وزيادة المخزون.
·
عند
البيع (قيدان):
o
القيد
الأول (قيد البيع بسعر البيع):
§
من حـ/ الصندوق / البنك / المدينين
§
إلى حـ/ المبيعات
§
شرح
القيد: إثبات بيع بضاعة.
o
القيد
الثاني (قيد تكلفة البضاعة المباعة):
§
من حـ/ تكلفة البضاعة المباعة
§
إلى حـ/ المخزون (أصول)
§
شرح
القيد: تخفيض المخزون بتكلفة البضاعة المباعة.
·
المرتجعات:
o
مرتجعات
المشتريات: (عند إرجاع مواد
للمورد)
§
من حـ/ الصندوق / البنك / الموردين
§
إلى حـ/ المخزون
§
شرح
القيد: إثبات إرجاع مواد وخفض المخزون.
o
مرتجعات
المبيعات: (عند استلام مواد من
العملاء)
§
من حـ/ مبيعات مردودة (أو خصم على المبيعات)
§
إلى حـ/ الصندوق / البنك / المدينين
§
شرح
القيد: إثبات استلام مرتجع من العميل.
§
وقيد
آخر لتكلفة المرتجع:
§
من حـ/ المخزون
§
إلى حـ/ تكلفة البضاعة المباعة
§
شرح
القيد: إعادة تكلفة المرتجع إلى المخزون وتخفيض تكلفة البضاعة المباعة.
ملاحظة: نظام الجرد المستمر يوفّر معلومات أدق وأكثر
حداثة عن المخزون وتكلفته، وهو ضروري للشركات الكبيرة والمتوسطة التي تستخدم أنظمة
إدارة المخزون أو أنظمة الـ ERP.
4. إقفال المخزون في نهاية العام (Year-End Inventory Closing)
عملية إقفال المخزون
في نهاية العام تعتمد بشكل كبير على نظام الجرد المستخدم:
أ. في نظام الجرد
الدوري:
·
في نهاية العام، يتم إجراء جرد مادي فعلي لجميع
بنود المخزون لحساب قيمتها الدقيقة (مخزون آخر المدة).
·
بعد تحديد قيمة مخزون آخر المدة، يتم إعداد قيد تسوية لإقفال حسابات المخزون
والمشتريات وحساب تكلفة البضاعة المباعة:
o
لإقفال
مخزون أول المدة وحساب المشتريات:
§
من حـ/ ملخص الدخل (أو حساب الأرباح والخسائر)
§
إلى حـ/ مخزون أول المدة
§
إلى حـ/ المشتريات
§
شرح
القيد: إقفال مخزون أول المدة والمشتريات في ملخص الدخل.
o
لإثبات
مخزون آخر المدة:
§
من حـ/ مخزون آخر المدة (يظهر كأصل متداول في الميزانية
العمومية)
§
إلى حـ/ ملخص الدخل
§
شرح
القيد: إثبات مخزون آخر المدة وإقفاله في ملخص الدخل (ليؤثر على تكلفة البضاعة
المباعة).
·
بعد هذه القيود، يظهر رصيد مخزون آخر المدة كأصل في
الميزانية العمومية، وتظهر تكلفة البضاعة المباعة في قائمة الدخل.
ب. في نظام الجرد
المستمر:
·
في هذا النظام، حساب المخزون في الدفاتر يمثل دائمًا رصيد
المخزون الحالي.
·
لا
توجد قيود إقفال محددة للمخزون نفسه في نهاية العام بنفس طريقة الجرد الدوري، لأن حساب تكلفة البضاعة المباعة
والمخزون يتم تحديثهما باستمرار.
·
ومع ذلك، يتم إجراء جرد مادي فعلي
للمخزون في نهاية العام (أو بشكل دوري خلال العام) لمقارنة الرصيد الدفتري بالرصيد
الفعلي.
·
إذا
وُجد فرق (عجز أو زيادة):
o
عجز
المخزون (نقص):
§
من حـ/ مصروف عجز المخزون (أو تكلفة البضاعة المباعة)
§
إلى حـ/ المخزون
§
شرح
القيد: إثبات عجز المخزون وخفض قيمته الدفترية.
o
زيادة
المخزون:
§
من حـ/ المخزون
§
إلى حـ/ إيراد زيادة المخزون (أو تكلفة البضاعة المباعة -
خصماً)
§
شرح
القيد: إثبات زيادة المخزون وزيادة قيمته الدفترية.
·
بعد تسوية أي فروقات، يصبح الرصيد الدفتري للمخزون مطابقًا
للجرد الفعلي، ويتم ترحيل هذا الرصيد لبداية الفترة المحاسبية الجديدة.
أهمية إقفال المخزون:
·
تحديد
قيمة المخزون الدقيقة: ليعكس
بشكل صحيح قيمة الأصول في الميزانية العمومية.
·
حساب
تكلفة البضاعة المباعة بدقة:
وهذا يؤثر مباشرة على الربحية في قائمة الدخل.
·
الامتثال
للمعايير المحاسبية: ضمان
إعداد القوائم المالية وفقًا للمبادئ المحاسبية المقبولة عمومًا.
·
التخطيط
للعام الجديد: تحديد نقطة
بداية صحيحة للمخزون للعام المالي القادم.
إدارة المخزون
الفعالة، بدءًا من استلامه وحتى بيعه أو استخدامه، مع تطبيق القيود المحاسبية
الصحيحة وإجراءات الإقفال الدقيقة، هي مفتاح للتحكم في التكاليف وتعظيم الأرباح
لأي شركة.
