تُعد إدارة سداد المصروفات وعمليات الشراء من المهام الحيوية لأي شركة، حيث تؤثر بشكل مباشر على التدفقات النقدية والربحية. تعتمد طرق السداد والشراء على عدة عوامل منها حجم الشركة، طبيعة العلاقة مع الموردين، نوع المصروف أو المشتريات، والسياسات الداخلية للشركة.
أولاً: طرق سداد المصروفات (Expenses Payment Methods)
تتنوع طرق سداد المصروفات اليومية أو الدورية للشركة، وتهدف كل طريقة إلى تحقيق الكفاءة والتحكم المالي.
* الدفع النقدي (Cash Payment):
* المناسبات: للمصروفات الصغيرة والطارئة التي لا تتطلب تعقيدًا إجرائيًا، مثل مصروفات النثريات (petty cash)، أو شراء لوازم مكتبية بسيطة.
* المميزات: سرعة التنفيذ، عدم الحاجة إلى إجراءات بنكية.
* العيوب: مخاطر السرقة أو الضياع، صعوبة تتبع المبالغ الكبيرة، قد لا تتناسب مع الشفافية المطلوبة في الشركات الكبيرة.
* الإجراءات: عادةً ما يتم من خلال صندوق النثريات المخصص بمبلغ معين، ويتم تسوية هذه المصروفات بشكل دوري (أسبوعي أو شهري) مقابل فواتير وإيصالات.
* الشيكات البنكية (Bank Checks):
* المناسبات: لسداد المبالغ الكبيرة، رواتب الموظفين، فواتير الموردين، أو أي مصروفات تتطلب إثبات دفع رسمي.
* المميزات: سهولة التتبع والتوثيق، أمان نسبي مقارنة بالنقد، إمكانية استخدام الشيكات المؤجلة.
* العيوب: قد يستغرق صرف الشيك بعض الوقت، يتطلب توفر رصيد كافٍ في الحساب البنكي، مخاطر الشيكات المرتجعة.
* الإجراءات: يتم تحرير الشيك من قبل موظف مخول، ويجب توقيع الشيك من قبل مفوضين (عادة المدير المالي أو المدير العام) وفقًا للصلاحيات المحددة.
* التحويلات البنكية (Bank Transfers - Wire Transfers):
* المناسبات: لسداد فواتير الموردين، سداد القروض، التحويلات الدولية، دفع الفواتير الحكومية (مثل الضرائب والتأمينات).
* المميزات: سرعة التحويل (خاصة التحويلات الإلكترونية)، أمان عالٍ، إثبات إلكتروني لعملية الدفع، سهولة الأتمتة.
* العيوب: قد تتطلب رسوم تحويل، ضرورة التأكد من صحة بيانات المستفيد لتجنب الأخطاء.
* الإجراءات: تتم عادةً من خلال المنصات المصرفية عبر الإنترنت للشركات، أو بتقديم طلب للبنك يدويًا، مع توثيق العملية برقم مرجعي.
* بطاقات الائتمان/الخصم الخاصة بالشركة (Corporate Credit/Debit Cards):
* المناسبات: للمصروفات المتكررة مثل اشتراكات البرامج، حجوزات السفر، المصروفات الترفيهية للموظفين (بحدود معينة)، أو الشراء عبر الإنترنت.
* المميزات: سهولة الاستخدام، تجميع المصروفات في كشف حساب واحد، إمكانية فرض حدود إنفاق للموظفين.
* العيوب: مخاطر الاحتيال إذا لم تُدر بحذر، رسوم على بعض المعاملات، قد تؤثر على التدفق النقدي إذا كانت بطاقة ائتمان ولم تُسدد في الموعد.
* الإجراءات: يتم إصدار البطاقات لموظفين محددين مع وضع سياسات واضحة للمصروفات، ويتم تتبع المصروفات من خلال كشوف الحسابات البنكية.
* المحافظ الإلكترونية/تطبيقات الدفع (E-Wallets/Payment Apps):
* المناسبات: قد تُستخدم في بعض الأسواق الناشئة أو لمدفوعات محددة تتوافق مع هذه التقنيات، مثل سداد فواتير الخدمات أو الشراء من تجار محليين يقبلون الدفع عبر هذه التطبيقات.
* المميزات: سرعة وسهولة الدفع، تتبع رقمي للمعاملات.
* العيوب: قد لا تكون مقبولة عالميًا، تحتاج إلى توفر تقنية معينة لدى الطرفين.
ثانياً: طرق شراء السلع والخدمات (Procurement Methods)
لا تقتصر طرق السداد على مجرد دفع المال، بل تشمل أيضًا الطرق التي تتبعها الشركة للحصول على ما تحتاجه من سلع وخدمات، والتي غالبًا ما تكون مرتبطة بسياسات السداد.
* الشراء النقدي (Cash Purchase):
* الدفع يتم فوراً عند استلام السلعة أو الخدمة. عادةً للمشتريات الصغيرة التي لا تتطلب أمر شراء رسمي.
* الشراء الآجل / على الحساب (Credit Purchase / On Account):
* تُستخدم بكثرة مع الموردين الذين تربطهم بالشركة علاقة طويلة الأمد. يتم استلام السلع أو الخدمات أولاً، ثم يتم الدفع في تاريخ لاحق متفق عليه (مثلاً، بعد 30 أو 60 يومًا من تاريخ الفاتورة).
* المميزات: توفير سيولة نقدية للشركة على المدى القصير، بناء علاقة ثقة مع الموردين.
* العيوب: زيادة الالتزامات (الموردين الدائنين) على الشركة، يتطلب متابعة دقيقة لمواعيد السداد لتجنب غرامات التأخير.
* الإجراءات: إصدار أمر شراء، استلام الفاتورة، تسجيلها كالتزام في حسابات الموردين، ثم سدادها بالطرق المذكورة أعلاه (شيك، تحويل بنكي) في موعد الاستحقاق.
* الدفع المسبق (Advance Payment):
* يتم سداد جزء أو كل المبلغ للمورد قبل استلام السلع أو الخدمات.
* المناسبات: للمشتريات الكبيرة، أو عندما يكون المورد جديدًا، أو لضمان حجز بضاعة معينة، أو في العقود طويلة الأجل التي تتطلب دفعات مرحلية.
* المميزات: يضمن للمورد جدية الشراء، وقد يمنح الشركة أفضلية في التسعير أو التسليم.
* العيوب: مخاطرة على الشركة إذا لم يلتزم المورد، يؤثر على التدفق النقدي.
* خطابات الاعتماد (Letters of Credit - L/C):
* المناسبات: تُستخدم بشكل أساسي في التجارة الدولية للمشتريات الكبيرة.
* الآلية: هو تعهد من بنك المشتري لبنك البائع بالدفع في حال استيفاء البائع لشروط معينة (عادة تقديم مستندات الشحن).
* المميزات: توفر أمانًا عاليًا لكل من البائع والمشتري في المعاملات الكبيرة والمعقدة.
* المقايضة (Barter):
* رغم أنها أقل شيوعًا في الشركات الحديثة، إلا أنها قد تحدث في بعض الظروف حيث يتم تبادل السلع أو الخدمات مباشرة بدلاً من استخدام المال.
أنظمة إدارة المصروفات والمشتريات
تعتمد الشركات الحديثة على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP Systems) وبرامج المحاسبة وأنظمة إدارة المشتريات (Procurement Management Systems) لتبسيط وتوثيق هذه العمليات. هذه الأنظمة تساعد في:
* أتمتة أوامر الشراء: إنشاء وتتبع أوامر الشراء إلكترونيًا.
* إدارة فواتير الموردين: استلام وتسجيل ومطابقة الفواتير.
* الموافقة على المصروفات: تطبيق دورات اعتماد داخلية للمصروفات قبل السداد.
* تتبع التدفقات النقدية: مراقبة تواريخ استحقاق الدفعات والتحكم في السيولة.
* إصدار التقارير: تحليل المصروفات والمشتريات لتقييم الأداء واتخاذ القرارات.
باختيار الطرق المناسبة وتطبيق سياسات وإجراءات صارمة، يمكن للشركات تحقيق إدارة فعالة للمصروفات والمشتريات، مما يساهم في تعزيز استقرارها المالي ونموها.
