المحاسبة في مجال الفنادق هي فرع متخصص من المحاسبة المالية
والإدارية، تتطلب فهمًا عميقًا لطبيعة الصناعة الفندقية الفريدة. الفنادق هي أعمال
ذات كثافة رأس مالية عالية، ولها تدفقات إيرادات متنوعة، ومصروفات تشغيلية معقدة،
وتعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. لذا، تحتاج إلى نظام محاسبي قوي يوفر
بيانات دقيقة لاتخاذ القرارات التشغيلية والاستراتيجية.
خصائص مميزة
للمحاسبة الفندقية:
1.
الإيرادات المتعددة:
o
إيرادات الغرف (Rooms Revenue): المصدر الرئيسي
للإيراد، وتتأثر بعوامل مثل سعر الغرفة اليومي (ADR)، نسبة الإشغال، وإيراد
الغرفة المتاح (RevPAR).
o
إيرادات الطعام والمشروبات (Food & Beverage - F&B): من المطاعم، المقاهي، خدمة الغرف، الولائم، وقاعات المناسبات.
o
إيرادات أخرى: مثل المغسلة، مركز
اللياقة البدنية، السبا، مواقف السيارات، خدمات الاتصالات، محلات الهدايا، تأجير
القاعات.
2.
التكاليف المتغيرة والثابتة:
o
تكاليف متغيرة: تتغير مع مستوى
النشاط (مثل تكلفة الطعام والمشروبات، لوازم الغرف، عمالة إضافية عند زيادة
الإشغال).
o
تكاليف ثابتة: لا تتغير بشكل كبير
مع تغير الإشغال (مثل الإيجار/إهلاك المبنى، رواتب الإدارة، التأمين).
3.
المخزون المعقد:
o
يشمل مخزون الأطعمة والمشروبات (سريعة التلف)، ومستلزمات الغرف (مثل
الصابون والشامبو)، ومفروشات. يتطلب تتبعًا دقيقًا لمنع الهدر والسرقة.
4.
العمالة المكثفة:
o
الفنادق تعتمد بشكل كبير على العمالة (الاستقبال، التدبير المنزلي،
المطاعم، الصيانة، الأمن). إدارة الرواتب والأجور والمزايا تمثل تحديًا.
5.
التشغيل على مدار 24 ساعة:
o
يتطلب تتبع الإيرادات والمصروفات على مدار اليوم، وإغلاقات يومية
دقيقة.
6.
نظام محاسبة موحد (Uniform System of Accounts for
the Lodging Industry - USALI):
o
هذا النظام هو معيار عالمي متبع في صناعة الفنادق لتصنيف وعرض
الإيرادات والمصروفات، مما يسهل المقارنة بين الفنادق المختلفة.
الممارسات المحاسبية
الأساسية في الفنادق:
1.
نظام نقاط البيع (POS) وإدارة الممتلكات (PMS):
o
يُعد نظام PMS (Property Management
System) العمود الفقري للعمليات
الفندقية، حيث يدير الحجوزات، تسجيل الدخول والخروج، وإصدار الفواتير للضيوف.
o
يجب أن يتكامل نظام PMS مع نظام POS الخاص بالمطاعم والبارات وغيرها من المنافذ لتسجيل جميع الإيرادات
بدقة.
o
تقوم هذه الأنظمة بتغذية البيانات إلى النظام المحاسبي العام.
2.
الإغلاقات اليومية (Daily Audits / Night Audit):
o
يتم إجراء "تدقيق ليلي" أو "إغلاق ليلي" كل ليلة
لمطابقة جميع الإيرادات المحصلة مع المعاملات المسجلة من نظام PMS ونظام POS.
o
التأكد من أن جميع الإيرادات التي تم تحقيقها قد تم ترحيلها بشكل صحيح
إلى حسابات الضيوف أو تحصيلها.
o
مراجعة الترحيلات اليومية، تعديل الأخطاء، وإعداد تقارير الإيرادات
اليومية.
3.
إدارة المخزون وتكلفة البضاعة المباعة (COGS):
o
مخزون الأطعمة والمشروبات: تتبع صارم للمخزون باستخدام الجرد الدوري
أو المستمر. حساب تكلفة الطعام والمشروبات المباعة بدقة.
تكلفة الطعام المباع=مخزون أول المدة+مشتريات الفترة−مخزون آخر المدة
o
نسبة تكلفة الطعام/المشروبات: مراقبة هذه النسب باستمرار لتحديد الهدر
أو مشاكل التسعير.
نسبة تكلفة الطعام=(إيرادات بيع الطعامتكلفة الطعام المباع)×100
o
مخزون مستلزمات الغرف (Operating Supplies): تتبع استخدام لوازم الغرف والمفروشات.
4.
محاسبة الإيرادات:
o
إيرادات الغرف: حسابها بناءً على
عدد الغرف المشغولة، متوسط السعر اليومي (ADR)، وإيراد الغرفة المتاح (RevPAR).
o
ADR (Average Daily Rate):
ADR=عدد الغرف المباعةإيرادات الغرف
o
RevPAR (Revenue Per Available Room):
RevPAR=عدد الغرف المتاحةإيرادات الغرف
أو
RevPAR=ADR×نسبة الإشغال
o
نسبة الإشغال (Occupancy Rate):
نسبة الإشغال=(عدد الغرف المتاحةعدد الغرف المباعة)×100
5.
المصروفات:
o
مصروفات الأقسام (Departmental Expenses): لكل قسم في الفندق
(الغرف، الطعام والمشروبات، المبيعات والتسويق، الهندسة والصيانة) ميزانيته
ومصروفاته الخاصة التي يجب تتبعها وتحليلها.
o
المصروفات غير الموزعة (Undistributed Operating Expenses): مصروفات لا يمكن تخصيصها لقسم معين (مثل رواتب الإدارة العامة، مصروفات
التسويق المركزية، تأمين الممتلكات).
o
مصروفات الفوائد والإهلاك والضرائب (Non-Operating Expenses): هذه تُظهر في أسفل قائمة الدخل.
6.
محاسبة الأصول الثابتة والإهلاك:
o
الفنادق لديها استثمارات ضخمة في الأصول (المباني، الأثاث، المعدات).
يجب تسجيل هذه الأصول بدقة وحساب إهلاكها بشكل منتظم باستخدام الطرق المناسبة
(غالباً القسط الثابت للمباني والأثاث).
7.
التقارير المالية والتشغيلية:
o
قائمة الدخل: غالبًا ما تكون
مفصلة حسب الأقسام (إيرادات ومصروفات قسم الغرف، قسم الطعام والمشروبات، إلخ) ثم
المصروفات غير الموزعة، وصولًا إلى صافي الربح التشغيلي للفندق.
o
قائمة المركز المالي: توضح الأصول
(النقدية، المخزون، الأصول الثابتة)، والالتزامات (الموردون، رواتب مستحقة، قروض)،
وحقوق الملكية.
o
قائمة التدفقات النقدية.
o
تقارير الأداء التشغيلي اليومية/الشهرية: تتضمن نسب الإشغال، ADR، RevPAR، نسب تكلفة الطعام
والمشروبات، ومتوسط تكلفة الغرفة المحتلة.
أهمية USALI (النظام المحاسبي الموحد
لصناعة الفنادق):
USALI هو دليل إرشادي لتصنيف
المصروفات والإيرادات في الفنادق. يوفر USALI نموذجًا موحدًا لقائمة الدخل يسمح للملاك والمديرين بمقارنة أداء
فندقهم مع فنادق أخرى مماثلة (Benchmarking) أو مع متوسطات الصناعة.
هيكل USALI الأساسي في قائمة الدخل
يشمل:
·
إيرادات الأقسام: (الغرف، الطعام
والمشروبات، أخرى).
·
مصروفات الأقسام: (رواتب، لوازم، إلخ
لكل قسم).
·
ربح/خسارة القسم: (إيرادات القسم -
مصروفات القسم).
·
مصروفات تشغيلية غير موزعة: (مثل الإدارة العامة، التسويق، الصيانة).
·
إجمالي الربح التشغيلي للبيت (GOP - Gross Operating Profit): مؤشر مهم لأداء الفندق قبل خصم الإيجار والإهلاك والفوائد والضرائب.
·
المصروفات الثابتة: (الإيجار، ضرائب
الأملاك، التأمين، الإهلاك).
·
صافي الربح قبل الفوائد والضرائب (EBIT).
·
صافي الربح.
باختصار، تتطلب محاسبة الفنادق نظامًا متكاملاً يدمج الأنظمة
التشغيلية (PMS, POS) مع النظام المحاسبي، مع
التركيز الشديد على تتبع الإيرادات المتعددة، إدارة المخزون، والالتزام بالمعايير
الخاصة بالصناعة مثل USALI لضمان الدقة والقدرة على
التحليل والمقارنة.
