شروط المشتريات في الشركات الكبيرة تخضع لنظام دقيق ومحكم، لأنها تمثل أحد أهم مراكز التحكم في التكاليف وتحقيق الكفاءة التشغيلية. الشركات الكبرى تعتمد على سياسات واضحة لتنظيم المشتريات وتجنب الفساد المالي أو التوريد غير المناسب.
أولاً: أهداف قسم المشتريات
شراء المواد بأفضل جودة وسعر وتوقيت.الالتزام بالميزانية.
التوريد من موردين موثوقين.
تجنب توقف الإنتاج أو الخدمات بسبب نقص المواد.
شروط وسياسات المشتريات في الشركات الكبيرة
وجود طلب شراء داخلي معتمد (Purchase Request - PR)
لا يُسمح بالشراء إلا بناءً على طلب رسمي معتمد من القسم المحتاج.يجب أن يحتوي على الكمية والمواصفات والتاريخ المطلوب.
تحليل عروض الأسعار (RFQ - Request for Quotation)
يتم إرسال طلب عروض أسعار لعدة موردين (عادة 3 على الأقل).تتم المقارنة حسب: السعر، الجودة، الضمان، مدة التوريد.
يتم توثيق قرار الشراء بناءً على تحليل رسمي.
الموافقة الإدارية (Authorization Levels)
يجب اعتماد عملية الشراء من جهة مخولة ماليًا حسب قيمة المشتريات.| المبلغ | الجهة المعتمدة |
|---|---|
| حتى 10,000 | مدير المشتريات |
| من 10,000 – 100,000 | المدير المالي |
| فوق 100,000 | المدير العام أو مجلس الإدارة |
اعتماد المورد (Vendor Registration & Evaluation)
يتم تقييم الموردين دوريًا بناءً على الأداء، الجودة، الالتزام.
تفاقيات التوريد والعقود
خاصة للمشتريات المتكررة أو الاستراتيجية.تحتوي على شروط الدفع، مدة العقد، غرامات التأخير، الضمان.
شروط الدفع (Payment Terms)
عادة لا يتم الدفع مباشرة، بل بعد استلام الفاتورة والمواد والفحص.| الشرط | التوضيح |
|---|---|
| نقدًا عند التسليم | نادر، فقط للمشتريات الطارئة |
| 30 يوم (Net 30) | الدفع بعد 30 يوم من الفاتورة |
| 60 أو 90 يوم | للشركات الكبرى حسب الاتفاق |
التوثيق والفواتير
يجب أن تكون كل الفواتير مطابقة لأمر الشراء (PO) والاستلام الفعلي.يتم تسجيل كل فاتورة في النظام المحاسبي مع ربطها بالمخزون/الأصول.
فحص المواد واستلامها (GRN - Goods Receipt Note)
لا يتم اعتماد الفاتورة إلا بعد إصدار "إشعار استلام بضاعة".الفحص يشمل الكمية والجودة والمطابقة للمواصفات.
---------------------------------------------------------------------------
ما هو عرض السعر؟
هو مستند يُرسل إلى الموردين لطلب تسعير واضح ومفصل لبضائع أو خدمات محددة، ويُقابله رد من المورد يحتوي على:
السعرالكمية المتاحة
شروط الدفع
مدة التوريد
مدة صلاحية العرض
مكونات عرض السعر (الطلب والرد)
نموذج طلب عرض سعر من الشركة للمورد (RFQ):
| البند | المحتوى |
|---|---|
| رقم الطلب | RFQ-2025-001 |
| التاريخ | 29-06-2025 |
| اسم المورد | مؤسسة المورد العالمية |
| وصف المواد | أجهزة كمبيوتر - معالج i7، RAM 16GB |
| الكمية المطلوبة | 10 أجهزة |
| تاريخ التسليم | خلال 7 أيام |
| عنوان التسليم | مستودع الشركة - جدة |
| شروط الدفع | خلال 30 يوم من التوريد |
| آخر موعد لتقديم العرض | 02-07-2025 |
نموذج رد المورد على عرض السعر:
| البند | المحتوى |
|---|---|
| اسم المورد | شركة التقنية الذكية |
| تاريخ العرض | 30-06-2025 |
| سعر الوحدة | 2,200 ريال |
| الكمية المتوفرة | 10 |
| مدة التوريد | 5 أيام من تاريخ الطلب |
| الضمان | سنة ضد العيوب |
| شروط الدفع | Net 30 |
| مدة صلاحية العرض | 15 يوم |
تحليل عروض الأسعار (Comparison Sheet)
يتم وضع كل العروض في جدول مقارنة:
| المورد | السعر/وحدة | مدة التوريد | الضمان | شروط الدفع | التقييم العام |
|---|---|---|---|---|---|
| المورد A | 2,200 | 5 أيام | سنة | Net 30 | 90% |
| المورد B | 2,100 | 10 أيام | سنة | Net 45 | 85% |
| المورد C | 2,350 | 4 أيام | سنتين | نقدي | 80% |
يتم اختيار المورد الأنسب بناءً على مزيج من السعر + الزمن + الجودة + الضمان وليس السعر فقط.
سياسات إدارة عروض الأسعار:
يجب أن يتم توثيق العروض وحفظها.يجب مقارنة 3 عروض على الأقل قبل إصدار أمر شراء.
لا يجوز التعامل مع مورد لم يرد بعرض رسمي.
لجنة المشتريات تراجع العروض وتصدر التوصية النهائية.
