المستندات الاصلية و الصورة التي تسلم للعميل و تبقي مع محاسب الشركة
في أي معاملة تجارية، من الضروري وجود مستندات أصلية وصور لضمان الدقة والشفافية وحفظ الحقوق لكل من العميل والشركة. إليك تفصيل للمستندات الشائعة وكيفية توزيعها:
المستندات التي تُسلم للعميل (الأصل)
هذه المستندات هي إثبات للعميل على المعاملة، ملكيته للمنتج أو الخدمة، أو دفعه للمبلغ. وعادةً ما تكون النسخة الأصلية للعميل:
الفاتورة (Invoice):
الأصل: تُسلم للعميل، وهي بيان تفصيلي بالسلع أو الخدمات المباعة، الكميات، الأسعار، والمبلغ الإجمالي المستحق، بالإضافة إلى شروط الدفع وتاريخ الاستحقاق.
أهميتها للعميل: تثبت مديونيته أو حقه في السلع/الخدمات وتفاصيل الشراء.
سند القبض (Receipt/Payment Voucher):
الأصل: يُسلم للعميل بعد استلام المبلغ نقدًا أو بشيك، وهو إثبات على أن العميل قد سدد دفعة معينة (جزئية أو كاملة).
أهميته للعميل: دليل على سداد المبلغ المطلوب.
إذن التسليم/الصرف (Delivery Note/Dispatch Note):
الأصل: يُسلم للعميل مع البضاعة، ويحتوي على تفاصيل السلع التي تم تسليمها (الكميات، الأوصاف) للتأكد من مطابقة الاستلام مع الطلب.
أهميته للعميل: إثبات استلامه للمنتجات.
شهادة الضمان (Warranty Certificate):
الأصل: تُسلم للعميل عند شراء منتجات تتطلب ضمانًا، وتوضح شروط الضمان ومدته.
أهميتها للعميل: تؤكد حقه في الصيانة أو الاستبدال خلال فترة الضمان.
العقود والاتفاقيات (Contracts and Agreements):
الأصل: بعد التوقيع من الطرفين، يُسلم للعميل نسخة أصلية من العقد الذي يحدد الشروط والأحكام المتفق عليها للخدمات أو المنتجات طويلة الأجل.
أهميتها للعميل: توضح حقوقه والتزاماته القانونية.
المستندات التي تبقى مع محاسب الشركة (الصور أو الأصل في بعض الحالات)
يحتفظ محاسب الشركة بسجلات دقيقة لجميع المعاملات المالية، وذلك لأغراض المحاسبة، المراجعة، الضرائب، وحفظ حقوق الشركة. عادةً ما تبقى هذه المستندات كصور أو نُسخ كربونية، أو في بعض الحالات، تكون هي النسخة الأصلية التي تم إنشاؤها داخليًا:
الفاتورة (Invoice):
الصورة/النسخة الكربونية: يحتفظ المحاسب بصورة من الفاتورة التي تم إصدارها للعميل لتسجيل الإيرادات والمطالبات المالية على العملاء (حسابات القبض).
سند القبض (Receipt/Payment Voucher):
الصورة/النسخة الكربونية: يحتفظ المحاسب بصورة من سند القبض الذي تم إصداره للعميل لتسجيل حركة النقدية/البنكية وتحديث أرصدة العملاء.
أمر الشراء (Purchase Order - PO) (إذا كانت الشركة هي المشتري):
الأصل: إذا كانت الشركة تشتري من مورد، فإن أمر الشراء الذي تصدره الشركة (وثيقة داخلية) يبقى أصله مع المحاسب لتتبع المشتريات والالتزامات.
فاتورة المورد (Supplier Invoice) (إذا كانت الشركة هي المشتري):
الأصل: عندما تشتري الشركة سلعًا أو خدمات، فإن الفاتورة التي تتلقاها من المورد هي الأصل الذي يحتفظ به المحاسب لتسجيل المصروفات وحسابات الدفع.
سند الصرف (Payment Voucher/Check Voucher):
الأصل: وثيقة داخلية تصدرها الشركة لإثبات دفع مبلغ مالي للموردين أو المصروفات، وتبقى هذه النسخة الأصلية لدى المحاسب مع المستندات الداعمة (مثل فاتورة المورد).
إذن التسليم/الصرف (Delivery Note/Dispatch Note):
الصورة/النسخة الكربونية: يحتفظ المحاسب (أو قسم المخازن ثم المحاسب) بصورة من إذن التسليم الذي تم إصداره للعميل لتسجيل خروج البضاعة من المخازن.
إذن استلام البضاعة (Goods Receipt Note - GRN) (إذا كانت الشركة تستلم بضاعة):
الأصل: وثيقة داخلية تُعد عند استلام البضاعة من المورد، وتبقى الأصل مع المحاسب لمطابقتها مع فاتورة المورد وأمر الشراء.
كشوف الحسابات البنكية (Bank Statements):
الأصل: المستندات الأصلية الواردة من البنك، وهي ضرورية للمطابقة البنكية وتتبع التدفقات النقدية.
كشوف الرواتب والأجور (Payroll Records):
الأصل: جميع المستندات المتعلقة بالرواتب، الخصومات، البدلات، والتأمين.
سجلات المخزون (Inventory Records):
الأصل: تشمل سجلات الدخول والخروج للمخزون، تقارير الجرد، وتعديلات المخزون.
لماذا يتم توزيع المستندات بهذه الطريقة؟
حفظ الحقوق: كل طرف لديه المستند الأصلي الذي يثبت حقه أو التزامه.
المساءلة والتدقيق: وجود نسخ للمحاسب يضمن إمكانية مراجعة وتدقيق جميع العمليات المالية في أي وقت.
المتطلبات القانونية والضريبية: تتطلب القوانين واللوائح الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة لفترات محددة لأغراض الضرائب والالتزام القانوني.
التحليل المالي: تساعد هذه المستندات المحاسب في إعداد التقارير المالية وتحليل أداء الشركة.
الهدف الأساسي هو خلق "مسار ورقي" أو "مسار إلكتروني" واضح لكل معاملة، مما يسهل تتبعها، مراجعتها، وضمان دقتها.
