استقبال الشحنات: استلام البضائع الواردة للمخزن والتحقق من سلامتها ومطابقتها مع أوامر الشراء والفواتير.
الفحص والتوثيق: فحص جودة ونوعية المواد المستلمة والتأكد من توافقها مع المواصفات، وتسجيل أي اختلافات أو تلفيات.
إدخال البيانات: تسجيل المواد المستلمة في الأنظمة الإلكترونية (إن وجدت) أو السجلات الورقية.
2. تنظيم وتخزين المخزون
ترتيب المخزن: تنظيم المنتجات وتخزينها بطريقة تسهل الوصول إليها وتضمن الاستفادة المثلى من مساحة التخزين المتاحة.
مبدأ "الأول في الأول": ضمان تطبيق مبدأ "First In, First Out" (FIFO) لتجنب انتهاء صلاحية المواد أو ركود المخزون.
تصنيف وتكويد: وضع علامات وتصنيف المنتجات حسب النوع، تاريخ الإنتاج، أو تاريخ الصلاحية.
ظروف التخزين: توفير ظروف تخزين مناسبة من حيث الرطوبة، التهوية، والحرارة للحفاظ على سلامة المنتجات (خاصة للأدوية أو المواد الحساسة).
3. إدارة وصرف المخزون
تجهيز الطلبات: تجهيز طلبات العملاء أو الأقسام المختلفة في الشركة للشحن أو التسليم.
صرف البضائع: إصدار أذونات الصرف اللازمة وتسليم المواد للمستلمين مع توثيق العملية.
متابعة الشحن: جدولة مواعيد الشحن وتنسيقها حسب طلب العملاء أو خطة العمل.
معالجة المرتجعات: استلام المواد المرتجعة وتوثيق حالتها وإعادتها للمخزن أو اتخاذ الإجراءات اللازمة.
4. مراقبة وجرد المخزون
تحديث السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لجميع العناصر الموجودة في المخازن (الصادر والوارد والرصيد الحالي).
الجرد الدوري: المشاركة في عمليات الجرد الدورية (يومي، أسبوعي، شهري، سنوي) لمطابقة الأرقام المسجلة مع الكميات الفعلية.
الإبلاغ عن النقص/الزيادة: الإبلاغ عن أي نقص أو فائض في المخزون واكتشاف أسباب الفروقات.
تقارير المخزون: إعداد تقارير دورية عن حالة المخزون ومستوياته، ورفعها للمسؤول المباشر.
5. السلامة والصيانة
نظافة المخزن: الحفاظ على نظافة وترتيب المخزن بشكل مستمر.
إجراءات السلامة: الالتزام بإجراءات الأمن والسلامة المهنية عند التعامل مع المواد، خاصة الثقيلة أو الخطرة.
صيانة المعدات: التعامل مع آلات وأدوات تحريك ونقل البضائع (مثل الرافعات) وصيانتها.
حماية المخزن: اتخاذ الإجراءات اللازمة لحماية المخزن من السرقة، التلف، أو أي أضرار محتملة (مثل الحرائق أو الآفات).
باختصار، أمين المخزن هو حلقة وصل أساسية في سلسلة الإمداد، ويضمن كفاءة تدفق المواد من الاستلام وحتى الصرف، مع الحفاظ على دقة البيانات وسلامة المخزون.
